Le sous-chapitre V implique des exigences de déclaration distinctes, des cadences mensuelles strictes et un contrôle accru des comptes séquestres d’avocat (IOLTA). Pourtant, on s’attend à ce que de nombreux fiduciaires et leurs gestionnaires gèrent ces dossiers en utilisant des systèmes conçus pour les procédures de faillite standard.
Le décalage entre les besoins du sous-chapitre V et les capacités des plateformes logicielle standard est la raison pour laquelle les inefficacités, le travail manuel et l’augmentation des risques apparaissent.
Chez Verita, le sous-chapitre V n’est pas traité comme un cas marginal. C’est un cas fondamental. La plateforme de services pour Fiduciaires et services de Fiducie (TFS) de Verita est intentionnellement conçue pour soutenir les besoins spécifiques concernant le sous-chapitre V d’un fiduciaire. Il s’agit d’un logiciel de gestion de dossier de bout en bout avec une suite complète de solutions, créé pour les fiduciaires et leurs équipes.
L’écart de complexité du sous-chapitre V ressenti partout par les fiduciaires
Le sous-chapitre V peut relever du chapitre 11, mais administrativement, c’est un genre à part entière.
Introduit en février 2020, le sous-chapitre V est encore en évolution. Comparé au chapitre 11 traditionnel, qui fêtera ses 47 ans en 2026, le sous-chapitre V est jeune et sa jurisprudence est encore en développement. Son rythme de changement affecte directement la manière dont les cas sont gérées et déclarées.
La plateforme TFS évolue en même temps que cette jurisprudence. Au fur et à mesure que les exigences changent, le système est mis à jour pour refléter les attentes actuelles. Les gestionnaires pour fiduciaires ne doivent pas s’adapter seuls. La précision de la plateforme TFS assure une certaine conformité.
Et le sous-chapitre V a été lancé pour agir rapidement. Il supprime de nombreux processus dirigés par les créanciers que l’on trouve dans les cas traditionnelles du chapitre 11.
Les systèmes de logiciels génériques de faillite n’ont pas été conçus en pensant au sous-chapitre V. Des besoins en déclarations uniques et des exigences en fiducie obligent les fiduciaires et leurs administrateurs à combler les lacunes manuellement.
La plupart des systèmes standards ne prennent toujours pas en compte :
- Les exigences des déclarations spécifiques au sous-chapitre V
- Les champs de données requis pour le Sous-chapitre V
- La charge opérationnelle du suivi des comptes séquestres d’avocats (IOLTA)
- La facilité d’établissement des comptes Débiteur-En-Possession (DIP)
Sans un système conçu pour ces spécifications, les équipes pour les fiduciaires doivent recourir à des recours manuels. Et cela implique un risque d’erreurs élevé, menaçant la conformité pour un fiduciaire.
Rebecca DeGroot, qui travaille en étroite collaboration avec des administrateurs de fiducie à travers le pays, note que d’autres fournisseurs de logiciels négligent en grande partie le Sous-chapitre V.
« Dans ce secteur, le sous-chapitre V a été peu considéré au point de vue des logiciels. De nombreux fournisseurs ne s’y concentrent pas car il n’est pas considéré comme particulièrement lucratif. Quoi qu’il en soit, les obligations en matière de déclarations et de rapports restent complexes » — Rebecca DeGroot, Vice-présidente exécutif de Verita.
Pour les rôles concernant les fiduciaires, une déclaration « suffisante » n’est pas acceptable. La précision et la transparence ne sont pas optionnelles. Elles sont fondamentales. Verita a construit sa plateforme pour répondre aux spécifications exactes du Sous-chapitre V dès le départ.
La différence avec Verita : Des déclarations spécialisés pour le sous-chapitre V et les fonctionnalités des comptes séquestres d’avocats (IOLTA)
Lorsque les gestionnaires de fiduciaires gèrent des affaires relevant du sous-chapitre V en utilisant des systèmes d’administration de cas standard, la charge se déplace vers les personnes plutôt que vers la technologie. La plateforme TFS de Verita est conçue pour supporter cette charge, avec des rapports personnalisés et une fonctionnalité intégrée de suivi des comptes séquestres d’avocats (IOLTA).
Verita prend en charge l’ensemble du spectre concernant les déclarations requises du Bureau exécutif des administrateurs judiciaires des Etats Unis (« EOUST »), y compris :
- Toutes les variations de rapport de non-distribution (« NDR »)
- Le rapport mensuel du fiduciaire au cas par cas
- Le rapport final du fiduciaire et du Compte
La plateforme TFS inclut des rapports de Distribution de Réclamation et des rapports dédiés au solde des provisions conçus pour la réalité de ces dossiers spécifiques au Sous-chapitre V, pas des solutions adaptés au dernier moment.
« Je n’ai pas vraiment utilisé de logiciel pour fiduciaires avec des dossiers dans le Sous-chapitre V jusqu’à ce que j’en trouve un qui impliquait la gestion de fonds. J’utilise le logiciel de Verita, et il a été extrêmement utile, en particulier pour mes rapports mensuels. Maintenant que nous recevons des paiements mensuels en séquestre en attendant l’autorisation des frais, j’utilise une fonctionnalité qui permet de déposer les fonds électroniquement dans une institution financière approuvée par l’UST, avec un rapport qui se transfère facilement dans mes dossiers mensuels.
Pour des grandes entreprises, je crois que c’est plus facile que de diriger les chèques via un compte principal et de générer des rapports. Pour les petites entreprises, c’est beaucoup plus facile que de créer un compte séquestre d’avocat (IOLTA) pour chaque cas et de sortir manuellement les déclarations chaque mois. » — Paula Beran, Fiduciaire du Sous-Chapitre V
Si vous avez besoin de quelque chose non-standardisé, des rapports personnalisés sont disponibles. La plateforme TFS génère des rapports correspondant à la façon dont les gestionnaires de fiduciaires fonctionnent réellement, garantissant la précision, la cohérence et la confiance à chaque étape du cycle de vie du dossier.
Une Gestion intégrée des Comptes séquestres d’avocats (IOLTA)
Pour les fiduciaires indemnisés par le biais d’un mandat professionnel approuvé par la Cour, Verita fournit des outils pour suivre et gérer les comptes séquestres d’avocats (IOLTA) tout en maintenant des livres individuels, des fiches de compte détaillées dans chaque dossier pour :
- Les montants de rétention
- Les paiements des honoraires attribués
- Les frais et les fonds restant
Cela garantit une séparation appropriée du fonds des clients, des pistes d’audit claires et de la conformité aux exigences judiciaires et éthiques, et le tout sans contournement manuelles ou tableau de calcul hors plateforme.
Selon la Vice-Présidente Rebecca DeGroot, c’est a ce moment que la décision de changer pour la plateforme TFS devient souvent évidente pour les administrateurs. « Lorsque nous présentons nos relevés concernant le Sous-Chapitre V oralement et que nous faisons une démonstration de nos capacités à ouvrir et suivre des comptes séquestres d’avocats, Verita gagne à chaque fois en ce qui concerne le respect et les dossiers des clients. Le logiciel résout une problématique douloureuse spécifique auquel ils sont confrontés. »
Un logiciel conçu par les fiduciaires et pour les fiduciaires
La technologie spécialement conçue de Verita peut ouvrir des portes, mais les clients de longue date restent le plus souvent grâce aux Responsables de Relations Clients de Verita.
Chaque responsable de relations Client de Verita est un ancien assistant de fiduciaires avec des décennies d’expérience. Ils ont des milliers de réels dossiers, de délais à respecter et de rapports à leur actif. Lorsque les Responsables de Relations Clients de Verita travaillent avec des fiduciaires et des administrateurs, ils n’apprennent rien sur la cadence du travail. Ils la connaissent déjà.
« Nos responsables des Relations Clients ont entre 20 et 30 ans d’expérience, et ils comprennent exactement comment ces bureaucraties fonctionnent. » — Rebecca DeGroot
Cette expérience vécue est intégrée directement dans la plateforme TFS. Au sein d’un seul système, les utilisateurs peuvent :
- Suivre les événements spécifiques au sous-chapitre V
- Surveiller l’avancement des dossiers en temps réel
- Gérer les documents et les délais
- Restez conforme aux exigences de déclarations détaillés
Les cadences de travail basés sur les dossiers sont entièrement intégrés, réduisant les actions manuels et le travail répété.
Pour les fiduciaires opérant dans le cadre d’arrangement concernant des frais établis par une Cour, la plateforme TFS inclut des fonctionnalités dédiées aux comptes et aux archives. Les soldes des honoraires provisionnels et les paiements des frais attribués sont suivis au niveau du compte principal et dans chaque dossier. Cela offre aux utilisateurs une visibilité claire, des rapports précis et des auditions claires tout au long de la durée de vie du dossier.
Pour les fiduciaires et les administrateurs, cette combinaison d’expérience et de technologie signifie :
- Travailler avec des personnes qui comprennent la pression des rapports directs
- Ne pas avoir besoin d’expliquer les nuances concernant la Fiducie ou les réalités concernant la bureaucratie
- Un soutien de professionnels qui ont eux-mêmes exercé ce métier
Verita n’est pas seulement un fournisseur de logiciels. En pratique, nous fonctionnons comme une extension de gestion pour fiduciaire, avec des personnes et des systèmes conçus pour le travail que les fiduciaires effectuent réellement.
Découvrez l’avantage du Chapitre V par vous-même
Les dossiers relevant du sous-chapitre V exigent davantage des fiduciaires et des administrateurs de fiducie. Votre logiciel devrait relever ce défi, et non créer du travail supplémentaire.
Vous pouvez voir l’avantage du sous-chapitre V en action. Planifiez une démonstration personnalisée des outils de suivi « IOLTA » et pour les rapports spécialisé de Verita.
Ou bien, contactez l’équipe des services pour Fiduciaires et services de Fiducie pour discuter de la manière dont Verita peut faciliter vos déclarations fiduciaires et soutenir votre équipe à mesure que les charges de travail évoluent.
