Canada

Engagement pour la Protection de la Vie Privée

Chez Verita Global, LLC (conjointement avec ses sociétés affiliées, « Verita »), nous prenons la confidentialité au sérieux. Dans le cadre de la prestation de services à nos clients, nous recevons des renseignements personnels sur des personnes, y compris vous-même. La protection de votre vie privée et de la confidentialité de vos renseignements personnels est importante pour nous et constitue un élément fondamental de nos activités commerciales quotidiennes.

Qu’est-ce qu’une Information personnelle ?
Une Information personnelle est tout élément d’information, factuel ou subjectif, concernant une personne identifiable. Toutefois, les renseignements personnels n’incluent pas les coordonnées professionnelles si elles sont utilisées dans le but de communiquer avec une personne dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession. *

Verita peut recevoir des informations personnelles vous concernant directement de votre part, mais nous pouvons également recevoir des informations vous concernant d’un tiers autorisé par vous, tel qu’un défendeur d’un recours collectif ou un autre intermédiaire agissant en votre nom. Par exemple, nous obtiendrons des renseignements à votre sujet si vous participez à un règlement de recours collectif que nous administrons. Selon le type de service que nous administrons, nous pouvons recevoir ces informations par le biais de formulaires de réclamation, de parties liées à un litige et d’autres communications. Ces renseignements personnels peuvent inclure votre nom, vos coordonnées (telles que votre adresse résidentielle, votre adresse de correspondance, votre adresse électronique), une copie d’une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement (comme un passeport, un permis de conduire), votre date de naissance, votre numéro d’assurance sociale (« NAS »), vos réponses à un sondage, des renseignements sur les titres ou autre capital actifs et d’autres renseignements financiers.

* Les coordonnées professionnelles ne sont pas exclues de la définition des données personnelles des personnes résidant normalement dans l’Union européenne (« UE ») ou l’Espace économique européen (« EEE ») (« Personnes concernées ») qui sont soumises au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Notre approche de la Confidentialité
Verita collecte, utilise ou divulgue des informations personnelles conformément aux ententes de services que nous avons conclus avec nos clients qui nous ont retenus pour fournir une variété de services en leur nom. Les renseignements personnels que vous ou nos clients nous fournissez sont utilisés pour fournir les divers services décrits dans chaque entente de service. Pour nous, cela inclut le traitement de vos renseignements personnels avec des garanties appropriées et avec respect. Chaque employé et représentant de Verita connaît les procédures à suivre pour assurer la sécurité de vos informations et doit respecter notre engagement en matière de confidentialité.

Applicabilité du Code de confidentialité de Verita
Le présent Code de confidentialité vous informe de notre engagement à l’égard de pratiques équitables en matière d’information respectant vos renseignements personnels et vous indiquant les façons dont nous veillons à ce que votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels soient protégées.

Dans le présent Code de confidentialité, « nous », « notre », « nos » et « Verita » désignent Verita et ses sociétés affiliées. « Vous » et « votre » désignent les personnes dont nous pouvons recevoir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels dans le cadre de nos activités commerciales. Verita n’autorise pas la collecte de vos informations personnelles par des tiers sur nos sites internet. Nos sites internet peuvent contenir des liens vers d’autres sites qui sont fournis et gérés exclusivement par des tiers. Les sites internet fournis et gérés par des tiers ne sont pas soumis au présent Code de confidentialité. Verita n’est pas responsable des informations personnelles que vous pouvez choisir de soumettre à un site internet tiers accessible à partir de nos sites internet. Veuillez consulter les politiques de confidentialité de ces sites tiers pour déterminer leurs pratiques de traitement des informations.

Les Dix Principes de la Confidentialité
Notre Code de confidentialité comprend les dix principes fondamentaux suivants :

1. La Responsabilité

Chez Verita, nous acceptons la responsabilité pour les informations personnelles sous notre contrôle et du respect des principes énoncés dans le présent Code de confidentialité. Chacun de nos employés est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Ils sont informés de l’importance de la protection de la vie privée et reçoivent une formation pour les mettre à jour sur nos politiques et procédures en matière de protection de la vie privée.

Nous avons une équipe de protection de la vie privée qui est chargée d’évaluer toutes les pratiques de traitement des renseignements personnels chez Verita et de s’assurer que nos pratiques en matière de protection de la vie privée sont conformes au présent Code de confidentialité.

En vertu du RGPD, une organisation comme Verita pourrait être un contrôleur ou un sous-traitant en fonction des services fournis et du type de traitement effectué. Un contrôleur détermine pourquoi et comment les informations personnelles sont traitées. Ils contrôlent les informations, ce qui signifie qu’ils sont responsables de la façon dont elles sont utilisées, stockées et supprimées. Un sous-traitant traite les informations personnelles au nom et sous la direction du responsable du traitement. Les deux ont des responsabilités en vertu du RGPD. Lorsque Verita est un Sous-traitant, nous aiderons nos clients Contrôleur, dans la mesure du possible, à remplir leurs obligations de répondre à vos demandes.

2. Les Motifs de l’Identification

Nous identifions et documentons les motifs pour lesquelles nous recueillons des informations vous concernant. Nous voulons que vous compreniez ces motifs et nous prenons diverses mesures pour vous les communiquer. Selon le service fourni, cela peut se faire de différentes manières – oralement ou par écrit.

À l’occasion, certaines de vos informations personnelles peuvent être également utilisées pour maintenir nos informations vous concernant exactes et à jour, en tenant compte de vos intérêts. Par exemple, nous pouvons vous demander de reconfirmer certains éléments de vos informations personnelles par mesure de sécurité d’identification lorsque vous téléphonez ou écrivez pour demander un service sur votre compte.

Verita n’utilisera pas vos informations à des fins pour lesquelles vous vous attendriez raisonnablement à ce que nous ne les utilisions pas. Les informations personnelles dont nous avons la garde et l’utilisation que nous en faisons dépendent de la nature des services fournis par Verita. En aucun cas, nous ne vendons des listes ou d’autres informations personnelles à des tiers. La politique de Verita est d’utiliser ou de partager les informations personnelles uniquement dans la mesure nécessaire ou appropriée à l’exécution de nos obligations de service envers vous et nos clients, ou pour répondre à d’autres obligations légales ou réglementaires.

3. Le Consentement

A part dans quelques exceptions, nous avons besoin de votre consentement pour que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels. Nous nous efforcerons de nous assurer que vous comprenez les motifs pour lesquelles nous utilisons les renseignements et nous utiliserons un langage clair et compréhensible lorsque nous obtiendrons votre consentement.

Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement doit également être valide et significatif, ce qui signifie que vous comprenez la nature, le but et les conséquences de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels auxquels vous consentez. Il peut être fourni par écrit, oralement, par voie électronique ou par l’intermédiaire d’une personne agissant en votre nom, comme un agent ou un mandataire. Le consentement explicite est généralement donné lorsque vous remplissez et signez un accord, une demande ou un formulaire de réclamation et que vous nous le remettez, physiquement ou par Internet. Le consentement implicite survient lorsque nous pouvons raisonnablement déduire votre consentement d’une action que vous avez prise ou non, ou selon les circonstances. Le consentement implicite peut être donné lorsque vous choisissez de recevoir un service Verita, y compris l’utilisation de nos sites internet.

Avant de décider quelle forme de consentement est appropriée, Verita examinera le type d’informations personnelles, la raison de leur utilisation et le type de contact, le cas échéant, que nous avons avec vous. Par exemple, si nous n’avons pas de contact direct avec vous, nous examinerons si votre consentement peut être présumé selon les circonstances.

Le choix de nous fournir des informations personnelles vous appartient. Sur demande, nous vous expliquerons vos options de refuser ou de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements, et nous respecterons vos choix. Cependant, votre décision de refuser votre consentement peut limiter les services que nous sommes en mesure d’offrir ou de fournir pour vous. De plus, votre capacité à retirer votre consentement peut être limitée par des restrictions légales ou contractuelles et un préavis raisonnable.

4. Limitation de la Collecte

Verita ne collecte pas vos informations, sauf si cela est nécessaire pour atteindre les motifs que nous avons identifiés. Nous ne recueillons des informations que par des moyens équitables et légaux.

Lorsque vous visitez nos sites internet, aucune information qui pourrait vous identifier personnellement n’est recueillie, à moins que vous ne choisissiez de les fournir. Vous pouvez naviguer sur ces sites à tout moment de manière anonyme, sans révéler d’informations personnelles vous concernant.

Afin d’améliorer la qualité de nos sites internet et de nos services, nous pouvons parfois vous envoyer ce que l’on appelle un « cookie ».Un cookie est un morceau de texte qu’un site internet transfère sur le disque dur de votre ordinateur. Un cookie permet d’identifier, par exemple, si vous avez déjà visité nos sites internet lors d’une précédente occasion. Seul le site qui a déposé le cookie peut le lire. Chez Verita, nous n’utilisons pas de cookies pour collecter des informations personnelles – nous les utilisons uniquement pour stocker les préférences de pays/langue, ou pour « mémoriser » un appareil et un navigateur qui ont été utilisés pour accéder à nos sites internet afin que nous n’ayons pas à poser à nouveau des questions de sécurité supplémentaires à l’avenir.

Si vous accédez à un service en ligne géré par Verita ou l’une de ses filiales, nous pouvons utiliser un outil appelé « Google Analytics » qui transmet les données de trafic du site internet aux serveurs de Google aux États-Unis. Google Analytics n’identifie pas les utilisateurs individuels et n’associe pas votre adresse IP avec d’autres données détenues par Google. Nous utilisons les informations que nous obtenons de Google Analytics pour nous aider à comprendre le trafic et l’utilisation des sites internet. Nous ne combinons pas les informations collectées par l’utilisation de Google Analytics avec des informations personnellement identifiables. La capacité de Google à utiliser et à partager les informations collectées par Google Analytics est limitée par les conditions d’utilisation de Google Analytics et la politique de confidentialité de Google. Vous pouvez désactiver Google Analytics si vous désactivez ou refusez le cookie, désactivez JavaScript ou utilisez le service de désactivation fourni par Google.

Nous pourrions partager les informations que nous recueillons via les cookies et Google Analytics avec nos entités affiliées, y compris des entités situées en dehors du Canada qui nous aident à fournir nos services, notamment par le biais de solutions de stockage de données, de services de sauvegarde et d’assistance informatique.

Veuillez noter que n’importe quel sites internet auxquels ce site peut être lié peuvent également utiliser leurs propres cookies pour collecter des informations vous concernant. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement un cookie, mais il peut être possible de configurer votre navigateur pour qu’il vous avertisse avant l’envoi d’un cookie, auquel cas vous pouvez l’accepter ou le refuser.

Actuellement, Verita ne répond pas aux signaux « Do Not Track » (DNT) des navigateurs.

5. Limitation d’utilisation, de divulgation et de conservation

Nous n’utiliserons, ni ne divulguerons vos renseignements en général, autrement que pour motifs identifiées, sauf si nous avons votre consentement ou si la loi l’exige.

Nous maintenons des politiques concernant la conservation et la destruction de nos dossiers. Ces politiques prévoient l’archivage et la destruction éventuelle des documents qui peuvent contenir des renseignements personnels sur des individus.

6. L’Exactitude

Verita prend diverses mesures pour garantir l’exactitude de vos informations personnelles. Mais nous comptons également sur vous pour nous informer des modifications pertinentes apportées à vos informations. Par exemple, il peut y avoir des problèmes pour vous envoyer des chèques de règlement ou d’autres communications importantes si vous avez déménagé et que vous ne nous avez pas informés (ou notre entreprise cliente) de votre nouvelle adresse. Nous ferons des efforts raisonnables pour maintenir vos informations exactes et à jour, sur la base de preuves satisfaisantes fournies par vous et dans la mesure où les informations mises à jour sont pertinentes pour l’objectif pour lequel elles ont été collectées à l’origine. Les corrections apportées à vos renseignements personnels peuvent, sous réserve des exigences de sécurité, nous être transmises par téléphone, télécopieur, courrier ou courriel.

7. La Sécurité : Protéger vos renseignements

Verita maintient des mesures de protection physiques, organisationnelles et technologiques pour protéger vos informations personnelles contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, et contre la perte ou le vol.

Nos systèmes informatiques, y compris certaines parties des sites internet de Verita, sont sécurisés par mot de passe et construits de manière à ce que seules les personnes autorisées puissent accéder aux systèmes et bases de données sécurisés. Pour vous protéger contre l’accès non autorisé à vos renseignements personnels sur Internet, vous devez vous « connecter » à certaines zones sécurisées des sites à l’aide d’un mot de passe confidentiel individuel. De plus, vous devrez peut-être fournir une preuve d’identité avant que nous vous divulguions certains renseignements personnels. Dans la mesure du possible, les informations que vous nous fournissez par le biais des sites internet de Verita seront cryptées et conservées sur des serveurs sécurisés. Si vous nous envoyez un courriel contenant des informations personnelles, nous pouvons utiliser ces informations pour répondre à votre demande, mais veuillez noter que les courriels et autres communications par Internet ne sont pas nécessairement protégés contre l’interception. Si votre communication est très sensible ou comprend des informations sensibles, vous ne devez pas l’envoyer par voie électronique à moins que votre navigateur n’indique que l’accès à nos sites internet est sécurisé. Nous procédons à des examens périodiques de nos politiques et procédures de sécurité pour nous assurer que nos systèmes sont sécurisés et protégés, y compris des inspections internes et externes.

Verita conserve les informations personnelles dans une combinaison de fichiers papier et électroniques. Les documents papier récents sont stockés dans des dossiers conservés dans divers bureaux, et l’accès physique aux zones où les informations sont recueillies, traitées ou stockées est limité aux employés autorisés. Les documents plus anciens peuvent être stockés dans des installations d’entreposage hors site gérées par des entreprises réputées spécialisées dans ces services. Ces entreprises sont tenues de protéger vos renseignements personnels d’une manière conforme à nos propres principes de protection de la vie privée et comme la loi l’exige.

Dans le cours normal de l’exécution de nos obligations et de la conduite de nos activités, vos renseignements peuvent être transférés à d’autres sociétés à l’intérieur ou à l’extérieur du Canada, qui fournissent des services de traitement et de stockage de données ou d’autres services de soutien (ainsi qu’à nos conseillers, vérificateurs, banquiers, agents de correspondance et autres fournisseurs ou agents qui facilitent nos services. Nous ne fournirons pas plus d’informations que ce qui est raisonnablement nécessaire pour qu’ils puissent fournir les services pour lesquels ils sont engagés, et nous exigerons qu’ils ne stockent, n’analysent ou n’utilisent pas ces informations à des fins autres que l’exécution de ces services. Nous demeurons responsables des renseignements personnels dont nous avons la garde même s’ils ont été transférés à des fins de traitement ou de stockage et nous prenons des mesures pour en assurer la confidentialité, notamment en obtenant des engagements contractuels du fournisseur de services. Si les données ou les renseignements, que nous transférons aux sous-traitants, aux fournisseurs de services ou à d’autres parties décrites ci-dessus, sont transférés à l’extérieur du Canada, ils pourraient être mis à la disposition d’un gouvernement étranger ou de ses organismes en vertu des lois de ce pays. Notre équipe de protection de la vie privée est disponible pour répondre à toutes vos questions.

Nous avons des normes de sécurité rigoureuses pour protéger nos systèmes et vos informations contre tout accès et utilisation non autorisés. Nous vérifions régulièrement nos procédures et nos mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont correctement administrées et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

8. La Transparence : vous tenir informé

Verita a préparé ce Code de confidentialité pour vous informer de notre engagement et de notre approche en matière de gestion et de protection de vos informations personnelles. Il est mis à la disposition du public en version papier à l’adresse indiquée ci-dessous, et sous forme numérique sur Internet à l’adresse suivante https://www.veritaglobal.com.

Si vous avez d’autres questions ou préoccupations concernant la confidentialité, nous vous invitons à nous contacter par téléphone, fax, courrier, courriel ou sur nos sites internet, et nous répondrons à vos préoccupations au mieux de nos capacités.

9. Fournir un Accès Individuel

Nous vous donnerons accès aux informations que nous détenons à votre sujet dans un délai raisonnable sur demande écrite, avec une identification satisfaisante et une preuve d’habilitation. Nous vous indiquerons également comment vos informations sont utilisées et à qui elles ont pu être divulguées. Nous pouvons imposer des frais minimes pour répondre à votre demande, mais si c’est le cas, nous vous informerons d’abord du montant et obtiendrons vos directives pour procéder.

Si vous trouvez des erreurs dans vos informations, nous vous invitons à nous contacter dès que possible (par téléphone, fax, courrier, courriel ou sur nos sites internet), et nous apporterons immédiatement les corrections appropriées, sur la base de la réception de preuves satisfaisantes. Dans certains cas, nous pourrions ne pas donner accès aux informations personnelles en notre possession ou sous notre contrôle. Cela pourrait se produire lorsque, par exemple, les informations personnelles sont protégées par le secret professionnel. Si nous refusons votre demande d’accès à vos informations personnelles, nous vous en dirons la raison, sauf si la loi l’interdit, et vous pourrez alors contester notre décision.

10. Offrir un recours : respecter et répondre à vos préoccupations sur la Confidentialité

Verita vous encourage à nous contacter pour toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir. Nous enquêterons et répondrons aux questions sur tout aspect de notre traitement de vos informations. Généralement, un problème peut être résolu simplement en en discutant avec nous.

Vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

Courrier :
Verita Global, LLC
Attention: Privacy Team
1480 Richmond St., #204
London, ON N6G 0J4

Courriel :
[email protected]

Assurez-vous d’inclure votre nom, votre adresse, votre méthode de communication préférée, la nature de votre question et les détails pertinents, y compris vos communications passées avec nous.

Veuillez noter que
Le présent Code de confidentialité n’est qu’un résumé de nos politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée, qui sont également conçues pour aider à garantir que Verita respecte ses obligations en vertu de la législation applicable en matière de protection de la vie privée. Cette loi prévoit certaines exceptions aux questions incluses dans le présent Code confidentialité. Parfois, ces exceptions affecteront nos pratiques en matière de confidentialité. Par exemple, Verita peut recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels dans certaines des situations suivantes :

• Si la collecte est clairement dans votre intérêt et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun
• Si les renseignements sont considérés comme « accessibles au public » en vertu de la loi ;
• Si la divulgation est faite à des institutions gouvernementales en vertu de la législation sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes ;
• Lors de la déclaration fiscale aux autorités fiscales gouvernementales ou d’autres divulgations requises par la loi

Si vous avez des questions particulières concernant ces exceptions, n’hésitez pas à contacter notre équipe équipe de protection de la vie privée.

Informations supplémentaires pour les personnes de l’UE/EEE concernées
En plus des informations fournies ci-dessus, si vous résidez actuellement dans un pays de l’UE/EEE, vous pouvez avoir certains droits de personne concernée à propos de vos informations personnelles en vertu du RGPD. Cela peut inclure, selon les circonstances, le droit d’accéder à vos informations personnelles ; rectifier les informations personnelles que nous détenons à votre sujet ; effacer vos informations personnelles ; restreindre notre utilisation de vos informations personnelles ; vous opposer à notre utilisation de vos informations personnelles ; recevoir vos informations personnelles dans un format numérique utilisable et les transmettre à un tiers (également connu sous le nom de droit à la portabilité des données) ; déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données ; et retirer tout consentement que vous avez donné à l’utilisation de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez discuter ou exercer l’un de vos droits, vous pouvez nous contacter par courriel ou par courrier comme décrit à la section 10 ci-dessus.

Avertissement :
Les services fournis par un site internet Verita ne constituent pas la prestation de services juridiques, et aucune relation avocat-client n’est établie entre Verita et un client, ou entre Verita et un utilisateur, en vertu de ces services. Les informations contenues dans les sites internet de Verita ne sont pas destinées à constituer des conseils juridiques ou à se substituer à l’obtention de conseils juridiques appropriés. Cette déclaration de confidentialité décrit uniquement les pratiques de confidentialité de Verita. Il ne décrit pas, et Verita ne fait aucune déclaration à ce sujet, les pratiques de confidentialité de toute autre partie, y compris les clients de Verita, qui peuvent recevoir des informations personnelles de Verita dans le cadre de l’utilisation des services de Verita.

Conclusion
Verita se voit confier vos informations personnelles confidentielles et nous prenons cette confiance très au sérieux.

Les changements importants apportés à nos politiques et pratiques en matière confidentialité seront reflétés dans le présent Code de confidentialité en temps opportun. Nous pouvons ajouter, modifier ou supprimer des parties de ce Code de confidentialité lorsque nous le jugeons approprié. Chaque fois que vous visitez le site internet, veuillez consulter la date de « renouvellement » pour déterminer si elle a été renouvelée depuis la dernière fois que vous êtes entré sur le site.

Sociétés affiliées assujetties à la présente déclaration de confidentialité

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Version: Mai 2024